1. Installation

macOS

Windows

2. Ersteinrichtung

Beim ersten Start wird die Software mit Beispieldaten geladen. Richte zuerst deine Firmendaten ein:

Lizenz aktivieren

3. Dashboard

Das Dashboard zeigt dir auf einen Blick die wichtigsten Kennzahlen:

• Offene Angebote — Anzahl und Gesamtwert
• Offene Rechnungen — Anzahl und Gesamtwert
• Aufträge — Offen, in Arbeit, erledigt
• Termine — Nächste anstehende Termine
• Kasse — Tageseinnahmen
• Aufgaben — Offene Aufgaben nach Priorität

Klicke auf eine Kennzahl um direkt zur passenden Seite zu navigieren.

4. Kunden

Verwalte alle deine Kunden an einem Ort.

Neuen Kunden anlegen

Kundenübersicht

• Suche: Filtere nach Name, Ort oder Telefon
• Bearbeiten: Stift-Symbol (✏️) neben dem Kunden
• Löschen: Mülleimer-Symbol (🗑️)

5. Angebote

Erstelle Angebote für deine Kunden und verfolge deren Status.

Angebot erstellen

Status

Aktionen

• ✅ Akzeptiert: Status auf "akzeptiert" setzen
• → Rechnung: Rechnung aus Angebot erstellen (Positionen werden übernommen)
• 📧 E-Mail: Angebot per E-Mail an Kunden senden
• 📄 PDF: Angebot als PDF exportieren

6. Rechnungen

Erstelle und verwalte Rechnungen für deine Kunden.

Rechnung erstellen

Rechnung aus Angebot

Aktionen

• 💰 Bezahlt: Rechnung als bezahlt markieren
• 📧 E-Mail: Rechnung per E-Mail versenden
• 📄 PDF: Rechnung als PDF exportieren
• 🧾 E-Rechnung: ZUGFeRD-konforme E-Rechnung erstellen

Nummernkreis

Rechnungsnummern werden automatisch vergeben: RE-100001, RE-100002, usw.

7. Mahnungen

Automatische Mahnungserstellung für überfällige Rechnungen.

Mahnung erstellen

• Gehe zu Mahnungen in der Sidebar
• Das System zeigt alle überfälligen Rechnungen
• Erstelle Mahnungen mit Mahnstufe 1, 2 oder 3
• Optional: Mahngebühr hinzufügen

Aktionen

• ✅ Bezahlt: Mahnung als bezahlt markieren
• 📧 E-Mail: Mahnung per E-Mail versenden

8. Eingangsrechnungen

Erfasse Rechnungen die du von Lieferanten oder Dienstleistern erhalten hast.

Eingangsrechnungen erscheinen in der Buchhaltung als Ausgaben.

9. Lieferanten

Verwalte deine Lieferanten und deren Kontaktdaten.

• Name, Ansprechpartner, Adresse
• Telefon, E-Mail
• IBAN und USt-IdNr. für Rechnungsabwicklung

10. Aufträge

Verwalte laufende Aufträge und Arbeitsaufträge.

Auftrag erstellen

Aufträge können mit Aufmaßen, Fotos und Unterschriften (Monteur-App) ergänzt werden.

11. Aufmaße

Dokumentiere Arbeitsumfänge mit Messwerten und Fotos.

• Erstelle ein Aufmaß mit Titel und Kunde
• Füge Positionen mit Menge, Einheit und Preis hinzu
• Nutze die Kamera für Fotos vor Ort (Monteur-App)
• Erstelle direkt ein Angebot oder eine Rechnung aus dem Aufmaß

12. Artikel & Lager

Verwalte deinen Artikelstammdaten und Lagerbestand.

Artikel anlegen

• Artikelnummer, Bezeichnung, Einheit
• Einzelverkaufspreis und Einkaufspreis
• Lagerbestand mit Mindestbestand-Warnung

Lagerbewegungen

• Zugang: Wareneingang erfassen
• Abgang: Warenausgang bei Rechnung/Auftrag
• Inventur: Bestände manuell prüfen und korrigieren

Import/Export

Artikel können per DATANORM, GAEB oder BMEcat importiert und exportiert werden.

13. Kassenbuch

Erfasse Bareinnahmen und Barausgaben direkt.

• Barbuchung erfassen (Einnahme oder Ausgabe)
• Belegfoto anhängen
• Kategorisierung nach Kontenrahmen
• Tagesübersicht und Summen

14. Subunternehmer

Verwalte Subunternehmer und deren Stundensätze.

• Name, Kontaktdaten, IBAN
• Stundensatz für Kalkulation
• USt-IdNr. für korrekte Rechnungsstellung

15. Termine & Kalender

Verwalte Termine und erstelle Kalender-Exports.

Termin erstellen

ICS-Export

Exportiere alle Termine als .ics-Datei für Google Calendar, Outlook oder Apple Calendar.

16. Aufgaben

Erstelle und verwalte Aufgaben mit Prioritäten und Fristen.

Aufgabe erstellen

• Titel und Beschreibung
• Priorität: Niedrig, Normal, Hoch, Dringend
• Fälligkeitsdatum
• Status: Offen, In Arbeit, Erledigt

Statistiken

Das Dashboard zeigt die Aufgabenverteilung nach Priorität und Status.

17. Einnahmen/Ausgaben

Einfache Buchführung für Einnahmen und Ausgaben.

Buchung erfassen

Exportiere Buchungen als CSV für die Weiterverarbeitung in Excel oder DATEV.

18. Buchführung (Soll/Haben)

Professionelle Buchführung mit SKR03-Kontenrahmen.

Buchungsschema

Jede Buchung besteht aus einem Soll- und einem Haben-Eintrag. Das Programm stellt sicher, dass Soll immer gleich Haben ist.

Kontenrahmen (SKR03)

Die wichtigsten Konten sind vordefiniert:

Buchung erfassen

Kontenübersicht

Die Übersicht zeigt Soll, Haben und Saldo pro Konto. Filtere nach Zeitraum für monatliche oder quartalsweise Auswertungen.

19. USt-Voranmeldung

Erstelle die Umsatzsteuer-Voranmeldung als XML-Datei für ELSTER.

Erstellen

20. DATEV-Export

Exportiere deine Buchungen im DATEV-Format für die Weiterverarbeitung mit DATEV-Software.

Exportieren

21. E-Rechnung (ZUGFeRD)

Erstelle rechtsgültige E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format.

E-Rechnung erstellen

22. Branchen-Schnittstellen

Importiere und exportiere Leistungsverzeichnisse in gängigen Handwerksformaten.

Verfügbare Formate

DATANORM importieren

GAEB zu Angebot

23. E-Mail-Versand

Sende Rechnungen, Angebote und Mahnungen direkt per E-Mail an deine Kunden.

SMTP einrichten

Beliebte SMTP-Server

E-Mail senden

Klicke auf das 📧-Symbol neben einer Rechnung, Angebot oder Mahnung. Die E-Mail wird mit folgendem Inhalt versendet:

• Rechnung: Betreff "Rechnung RE-XXXXX", Text mit Betrag und Zahlungsziel
• Angebot: Betreff "Angebot AN-XXXXX", Text mit Betrag und Gültigkeit
• Mahnung: Betreff "Mahnung — Rechnung RE-XXXXX", freundlicher Zahlungserinnerung

24. Server-Verbindung

Arbeite vernetzt: Büro, Home Office und Monteur-App teilen sich dieselben Daten.

Modi

Server-Modus einrichten

Automatische Synchronisation

Im Server-Modus werden Daten automatisch alle 60 Sekunden synchronisiert. Manuell kannst du jederzeit:

• ⬆️ Lokal → Server: Lokale Änderungen hochladen
• ⬇️ Server → Lokal: Server-Änderungen herunterladen
• 🔄 Synchronisieren: Beides gleichzeitig

Typische Netzwerk-Szenarien

• DynDNS + VPN: Server zu Hause, Zugriff von unterwegs
• VPS/Root-Server: Cloud-Lösung, kein eigener Server nötig
• Lokales Netzwerk: Server im Büro, alle PC's synchronisieren

25. Einstellungen

Firmendaten

Name, Adresse, Telefon, E-Mail, USt-IdNr., IBAN, BIC — diese Daten erscheinen auf allen Dokumenten.

E-Mail / SMTP

SMTP-Server für den E-Mail-Versand konfigurieren (siehe Abschnitt 23).

Server-Verbindung

Server-Modus und Sync-Einstellungen (siehe Abschnitt 24).

Lizenz

• Status: Zeigt den Lizenzstatus (aktiv/inaktiv)
• Aktivierung: Lizenzschlüssel eingeben und aktivieren
• Hardware-ID: Wird für die Lizenzgenerierung benötigt
• Deaktivierung: Lizenz kann auf einen anderen PC übertragen werden

Updates

Automatische Update-Prüfung über GitHub. Bei Verfügbarkeit wird ein Download-Link angezeigt.

26. Tastenkürzel

27. Monteur-App (Android)

Die begleitende App für Monteure im Feld. Erfasst Zeiten, Rapporte, Fotos und Unterschriften direkt beim Kunden. Die App arbeitet komplett offline und synchronisiert die Daten automatisch mit der Desktop-Software.

Funktionen

• Zeiterfassung: Start/Stopp mit Pausenberechnung und Tätigkeitserfassung
• Rapporte: Tätigkeiten, Material, Fotos dokumentieren und an Kunden senden
• Aufmaß: Messeingaben mit Breite, Höhe, Menge, Preis und Foto-Dokumentation
• Lieferschein: Lieferungen mit Artikeln und Mengen dokumentieren
• Inventur: Lagerbestände prüfen und bestätigen
• Unterschrift: Kundenunterschrift direkt auf dem Handy erfassen

Installation

1. Lade die IMHWS-Monteur-v1.0.0.apk-Datei auf dein Android-Handy
2. Öffne die Datei und bestätige die Installation („Unbekannte Quellen" muss erlaubt sein)
3. Öffne die App und trage in den Einstellungen die Server-URL und dein Benutzerkonto ein

Sync mit der Desktop-Software

Die Monteur-App synchronisiert sich automatisch mit der Desktop-Software, sobald eine Internetverbindung besteht. Erfasste Daten (Zeiten, Rapporte, Aufmaße, Fotos, Unterschriften) werden an den Server übertragen und in der Desktop-Software angezeigt.

28. Hilfe & Support

Häufige Fragen

Wo werden die Daten gespeichert?

Alle Daten werden lokal in einer SQLite-Datenbank gespeichert. Der Speicherort hängt vom Betriebssystem ab:

• macOS: ~/Library/Application Support/Handwerker-Software/data/
• Windows: %APPDATA%/Handwerker-Software/data/

Kann ich die Daten sichern?

Ja. Kopiere einfach die komplette data/-Ordner an einen sicheren Ort. Die Datenbank-Datei handwerker.db enthält alle Daten.

Was passiert bei einem PC-Wechsel?

1. Lizenz deaktivieren (Einstellungen → Lizenz → Deaktivieren)
2. App auf neuem PC installieren
3. data/-Ordner vom alten PC kopieren
4. Lizenz auf neuem PC aktivieren

Wie ändere ich das Passwort für die Lizenz?

Die Lizenz ist an die Hardware gebunden. Bei PC-Wechsel muss die Lizenz deaktiviert und neu aktiviert werden.

Support

Technischer Support:

• intrasaar media
• URL: https://intrasaar.de
• E-Mail: Über die Firmen-Homepage

29. Automatisierung / Regeln

Erstelle eigene Regeln, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren.

Neue Regel erstellen

1. Wechsle zu Automatisierung in der Sidebar
2. Klicke auf + Neue Regel
3. Gib einen Namen ein und wähle Typ, Bedingung und Aktion
4. Aktiviere die Regel mit dem Toggle

Regel-Typen

• Termin-Erinnerung: Erinnert an Termine X Tage im Voraus
• Rechnungs-Fälligkeit: Erstellt Mahnung bei Überfälligkeit
• Status-Änderung: Automatischer Statuswechsel bei Bedingung

30. CSV-Import

Importiere Rechnungsdaten aus anderen Programmen per CSV-Datei.

Unterstützte Formate

• Lexoffice
• sevDesk
• FastBill
• Seatable
• Und viele mehr…

Import starten

1. Wechsle zu CSV-Import in der Sidebar
2. Klicke auf CSV-Datei auswählen
3. Die Spalten werden automatisch erkannt
4. Das Import-Ergebnis wird angezeigt

Erkannte Spalten

• Rechnungsnr / Nummer / Nr.
• Datum / Rechnungsdatum
• Kunde / Kundenname / Firma
• Betrag / Brutto / Gesamtbetrag
• Netto / Nettobetrag
• MwSt / USt / Steuer
• Status