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Buchhaltungssystem - Bedienerhandbuch
Inhaltsverzeichnis
- Ersteinrichtung
- Login und Sicherheit
- Dashboard
- Kundenverwaltung
- Lieferantenverwaltung
- Artikel und Dienstleistungen
- Rechnungen erstellen
- Rechnungsarten
- Rechnungsstatus
- Eingangsrechnungen
- E-Rechnung (XRechnung)
- PDF-Generierung und Drucken
- E-Mail-Versand
- Buchhaltung / Doppelte Buchführung
- SKR-Kontenrahmen
- Berichte
- DATEV-Export
- Kundenportal
- Benutzerverwaltung
- Einstellungen
- Lizenzierung
- Häufige Fragen (FAQ)
- Fehlerbehebung
1. Ersteinrichtung
Voraussetzungen
- PHP 8.0 oder höher
- PHP-Erweiterungen:
json, curl, mbstring
- Schreibrechte für das Verzeichnis
data/ und uploads/
- Ein PHP-fähiger Webserver (Apache mit mod_rewrite empfohlen)
Installation
- ZIP-Datei herunterladen (
buchhaltungssystem.zip)
- ZIP auf den Webserver entpacken — z.B. in
/httpdocs/bhs/
- Browser öffnen und die URL aufrufen:
https://ihredomain.de/bhs/
- Setup-Seite wird automatisch angezeigt
Setup-Schritte
- Admin-Benutzer anlegen:
- Benutzername und Passwort vergeben
-
Vollständiger Name (wird auf Rechnungen angezeigt)
-
Firmendaten eingeben:
- Firmenname, Adresse, Steuernummer
- USt-IdNr. (falls vorhanden)
-
Bankverbindung (IBAN, BIC)
-
Lizenzschlüssel (optional):
- Ohne Key: 30 Tage Probezeit
- Mit Key: Sofortige Aktivierung
-
"Probezeit 30 Tage" bedeutet: System ist 30 Tage voll nutzbar
-
Fertig — Sie werden automatisch zum Dashboard weitergeleitet
Wichtig nach der Installation
- Standard-Passwort ändern! (Admin → Einstellungen oder Benutzerverwaltung)
- Logo hochladen (Admin → Einstellungen)
- E-Mail-Einstellungen konfigurieren (SMTP-Server)
2. Login und Sicherheit
Anmelden
- URL:
https://ihredomain.de/bhs/login
- Benutzername und Passwort eingeben
- "Anmelden" klicken
Passwort vergessen?
- Auf der Login-Seite "Passwort vergessen?" klicken
- E-Mail-Adresse eingeben
- Link in der E-Mail öffnen
- Neues Passwort vergeben
Sicherheitshinweise
- Session läuft nach 24 Stunden automatisch ab
- Nach 3 fehlgeschlagenen Logins wird kurz gewartet
- CSRF-Schutz: Formulare haben unsichtbare Sicherheitstokens
- Passwörter werden mit bcrypt verschlüsselt gespeichert
Ausloggen
- Oben rechts auf "Abmelden" klicken
- Immer ausloggen wenn Sie den Rechner verlassen!
3. Dashboard
Das Dashboard zeigt eine Übersicht wichtiger Kennzahlen:
Kacheln
| Kachel |
Beschreibung |
| Umsatz (heute) |
Brutto-Umsatz des heutigen Tages |
| Offene Rechnungen |
Anzahl Rechnungen mit Status "offen" |
| Offener Betrag |
Summe aller offenen Beträge |
| Kunden |
Anzahl aller Kunden |
Aktivitäten
- Letzte 10 Buchungen/Rechnungen
- Schnellzugriff auf wichtige Funktionen
Schnellaktionen
- "+ Neue Rechnung" — springt direkt zum Erstellungsformular
- "+ Neuer Kunde" — neuen Kunden anlegen
4. Kundenverwaltung
Kundenliste anzeigen
Navigation: Kunden
- Alle Kunden werden in einer Tabelle angezeigt
- Suche nach Name, Firma oder E-Mail
- Sortierung nach Name, Firma oder Erstellungsdatum
Neuen Kunden anlegen
- "+ Neuer Kunde" klicken
- Pflichtfelder ausfüllen:
- Firmenname (oder vollständiger Name bei Privatpersonen)
- E-Mail-Adresse
- Optional:
- Straße, Hausnummer, PLZ, Ort
- Telefon, Fax
- Steuernummer, USt-IdNr.
- Ansprechpartner
- Zahlungsbedingungen (z.B. "14 Tage netto")
- IBAN, BIC
- Kundennummer (wird automatisch vergeben wenn leer)
- "Speichern" klicken
Kunden bearbeiten
- In der Kundenliste auf den Namen oder ✏️ klicken
- Angaben ändern
- "Speichern" klicken
Kunden löschen
- Kunde öffnen
- "Löschen" klicken
- Bestätigen
Hinweis: Kunden mit zugehörigen Rechnungen können nicht gelöscht werden.
5. Lieferantenverwaltung
Zugriff
Navigation: Lieferanten
Lieferanten sind Unternehmen, von denen Sie Waren oder Dienstleistungen beziehen (Eingangsrechnungen).
Lieferantenliste anzeigen
- Alle Lieferanten werden in einer Tabelle angezeigt
- Suche nach Name, Firma oder E-Mail
- Anzeigetyp: Lieferant oder Fremddienstleister
Neuen Lieferanten anlegen
- "+ Neuer Lieferant" klicken
- Pflichtfelder ausfüllen:
- Firmenname
- Ansprechpartner
- E-Mail-Adresse
- Optional:
- Straße, Hausnummer, PLZ, Ort
- Telefon
- Typ: Lieferant oder Fremddienstleister
- SKR-Konto: Standard-Aufwandkonto (z.B. 3400 für Fremdleistungen, 5400 für Waren)
- Zahlungsbedingungen (Tage)
- Notizen
- "Speichern" klicken
Lieferanten bearbeiten
- In der Liste auf den Namen klicken
- Angaben ändern
- "Speichern" klicken
Lieferanten löschen
- Lieferanten öffnen
- "Löschen" klicken
- Bestätigen
Hinweis: Lieferanten mit zugehörigen Eingangsrechnungen können nicht gelöscht werden.
6. Artikel und Dienstleistungen
Artikelübersicht
Navigation: Artikel
- Alle Artikel/Dienstleistungen auflisten
- Nach Name, Nummer oder Kategorie suchen
Neuen Artikel anlegen
- "+ Neuer Artikel" klicken
- Pflichtfelder:
- Artikelnummer (eindeutig!)
- Bezeichnung
- Preis (netto)
- Optional:
- Beschreibung
- Typ: "Dienstleistung" oder "Ware"
- USt-Satz: 19%, 7% oder 0%
- Einheit (z.B. "Stunde", "Pauschal", "Monat")
- SKR-Konto (Soll-Konto für Buchhaltung)
- "Speichern"
Artikel bearbeiten
- Artikel auswählen
- Angaben ändern
- "Speichern"
Artikel löschen
- Artikel öffnen
- "Löschen" klicken
- Bestätigen
6. Rechnungen erstellen
Grundprinzip
- Neues Dokument öffnen
- Kopfdaten eingeben (Kunde, Datum, Fälligkeit)
- Positionen hinzufügen (Artikel auswählen oder manuell)
- Speichern (als Entwurf) oder Direkt auf "offen" setzen
Schritt-für-Schritt
1. Kopfdaten
| Feld |
Pflicht |
Beschreibung |
| Dokumenttyp |
✅ |
Rechnung, Gutschrift oder Lieferschein |
| Nummer |
— |
Automatisch vergeben (oder manuell überschreiben) |
| Datum |
✅ |
Rechnungsdatum |
| Fälligkeitsdatum |
✅ |
Zahlungsziel (bei Lieferschein optional) |
| Kunde |
✅ |
Aus Dropdown auswählen |
2. Positionen hinzufügen
- "+ Position hinzufügen" klicken
- Aus der Dropdown-Liste einen Artikel auswählen — Preis, Beschreibung und SKR-Konto werden automatisch übernommen
- Oder manuell eingeben: Name, Beschreibung, Menge, Einzelpreis
3. SKR-Konto pro Position (Buchhaltung)
Jede Rechnungsposition hat automatisch:
- SKR-Konto (Erlöskonto, z.B. 4000 für Umsatzerlöse)
- Gegenkonto (Debitor, z.B. 1200 für Ford. aus L+L)
Diese werden aus dem Artikel übernommen und können pro Position geändert werden.
4. Summen
- Zwischensumme (netto) — wird automatisch berechnet
- MwSt. — wird automatisch berechnet
- Gesamtbetrag (brutto) — Summe aus netto + MwSt.
Rechnung speichern
- "Speichern" — Rechnung bleibt als Entwurf (Status: "draft")
- Status auf "offen" setzen — Rechnung wird aktiv, Buchung wird automatisch angelegt
7. Rechnungsarten
Rechnung (RE-)
Standardrechnung für erbrachte Leistungen oder Warenlieferungen.
Gutschrift (GS-)
Gutschrift für eine bestehende Rechnung:
1. Ursprungsrechnung öffnen
2. "Gutschrift erstellen" klicken
3. Gutschrift wird automatisch erstellt mit:
- Negativen Beträgen
- Verweis auf Originalrechnung
- Selben SKR-Konten wie die Originalrechnung
4. Buchung wird automatisch angelegt
Lieferschein (LS-)
Dokumentation von Warenlieferungen ohne Rechnungswirkung:
- Kein Zahlungsziel erforderlich
- Keine automatische Buchung
- Dient nur als Nachweis
8. Rechnungsstatus
| Status |
Beschreibung |
Automatische Aktion |
| Entwurf (draft) |
Rechnung in Bearbeitung |
Keine |
| Offen (open) |
Rechnung aktiv, Zahlung ausstehend |
Buchung: Erlöse an Debitor |
| Bezahlt (paid) |
Zahlung eingegangen |
Buchung: Bank an Debitor |
| Überfällig (overdue) |
Zahlungsziel überschritten |
Keine |
| Storniert (cancelled) |
Rechnung storniert |
Buchung wird gelöscht |
Status ändern
- Rechnung öffnen
- "Als bezahlt markieren" oder "Stornieren" klicken
- Bei Zahlungseingang: Zahlungsmethode wählen (Überweisung, Bargeld, Kreditkarte, PayPal)
- Bestätigen
10. Eingangsrechnungen
Zugriff
Navigation: Eingangsrechnungen
Eingangsrechnungen sind Rechnungen, die Sie von Lieferanten erhalten (z.B. Rechnungen für Warenlieferungen, Mietkosten, Fremdleistungen).
Eingangsrechnungsliste
- Alle Eingangsrechnungen auflisten
- Filter: Status, Dokumenttyp
- Suche nach Nummer oder Lieferantenname
Neue Eingangsrechnung erstellen
- "+ Neue Eingangsrechnung" klicken
- Kopfdaten eingeben:
- Dokumenttyp: Eingangsrechnung (ER-) oder Gutschrift (EG-)
- Lieferant: Aus Dropdown auswählen
- Datum: Rechnungsdatum
- Fälligkeitsdatum: Zahlungsziel
- Rechnungsnummer: Nr. des Lieferanten
- Positionen hinzufügen:
- Aus der Dropdown-Liste einen Artikel auswählen ODER manuell eingeben
- SKR-Konto: Aufwandkonto (z.B. 3400 für Fremdleistungen)
- Gegenkonto: Verbindlichkeiten (3300)
- Preis, Menge, USt-Satz
- Speichern (als Entwurf) oder Direkt auf "offen" setzen
Automatische Buchung (Eingangsrechnungen)
Bei Statusänderung auf "offen" wird automatisch gebucht:
| Ereignis |
Soll (Debit) |
Haben (Credit) |
| Eingangsrechnung "offen" |
Aufwand (z.B. 3400) |
Kreditor (3300) |
| Vorsteuer |
VSt (1300) |
Kreditor (3300) |
| Zahlungsausgang |
Kreditor (3300) |
Bank (1000) |
| Eingangs-Gutschrift |
Kreditor (3300) |
Aufwand (negativ) |
| VSt-Storno |
Kreditor (3300) |
VSt (1300) |
Status ändern
- Eingangsrechnung öffnen
- "Als bezahlt markieren" oder "Stornieren" klicken
- Bei Zahlungsausgang: Zahlungsmethode wählen
- Bestätigen
Gutschrift von Lieferanten
- Ursprüngliche Eingangsrechnung öffnen
- "Gutschrift erstellen" klicken
- Gutschrift wird automatisch mit negativen Beträgen erstellt
- Buchung wird automatisch angelegt
PDF erstellen
- Eingangsrechnung öffnen
- "PDF erstellen" klicken
- PDF wird im Browser angezeigt
11. E-Rechnung (XRechnung)
Was ist E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung im Format XRechnung (UBL 2.1). Seit dem 01.01.2025 besteht in der EU Empfangspflicht für E-Rechnungen. Ab 01.01.2027 gilt die Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz, ab 01.01.2028 für alle Unternehmen.
E-Rechnung exportieren (Ausgangsrechnungen)
- Rechnung öffnen (Navigation: Rechnungen → Rechnung auswählen)
- "E-Rechnung" Button klicken
- Die XRechnung-Datei wird automatisch generiert und heruntergeladen
- Datei an Ihren Kunden senden (per E-Mail oder über ein Peppol-Netzwerk)
Datei-Format: XML (UBL 2.1), Dateiname: RE-XXXX_e-rechnung.xml
Was steht in der E-Rechnung?
Die XRechnung-Datei enthält:
- Absender: Ihre Firmendaten (Name, Adresse, Steuernummer)
- Empfänger: Kundendaten (Name, Adresse, Endpoint-ID)
- Rechnungsdaten: Nummer, Datum, Fälligkeitsdatum
- Positionen: Artikel, Mengen, Preise, USt-Sätze
- Summen: Netto, MwSt., Brutto
- Zahlungsbedingungen: IBAN, BIC, Verfalltag
Endpoint-ID für Kunden
Für den E-Rechnung-Versand benötigt jeder Kunde eine Endpoint-ID (elektronische Adresse). Diese wird bei der Kundenanlage eingetragen:
- Kundenverwaltung → Kunde bearbeiten
- Im Bereich "E-Rechnung":
- Schema: Wählen Sie
EM (E-Mail), 0088 (GLN), 9955 (Steuernummer) usw.
- Endpoint-ID: Die elektronische Adresse (z.B. E-Mail-Adresse)
- Speichern
Verfügbare Schemas:
| Schema | Beschreibung | Beispiel |
|--------|-------------|----------|
| EM | E-Mail-Adresse (Standard) | kunde@firma.de |
| 0088 | GLN (Global Location Number) | 1234567890123 |
| 9955 | Steuernummer | DE123456789 |
| 9956 | ORI | ... |
| 9957 | USt-IdNr. | DE987654321 |
| 9953 | LEI | ... |
Standard: Wenn kein Schema ausgewählt ist, wird EM (E-Mail) verwendet.
E-Rechnung importieren (Eingangsrechnungen)
- Navigation: Eingangsrechnungen
- "E-Rechnung importieren" klicken
- XML-Datei auswählen (XRechnung UBL 2.1 oder ZUGFeRD)
- "Importieren" klicken
Was passiert beim Import:
- Die XML-Datei wird automatisch analysiert
- Rechnungsdaten (Nummer, Datum, Betrag) werden ausgelesen
- Positionen werden extrahiert
- Wenn ein Lieferant mit passender E-Mail-Adresse gefunden wird, wird dieser automatisch zugeordnet
- Eine neue Eingangsrechnung wird als Entwurf angelegt
Nach dem Import:
1. Prüfen Sie die importierten Daten
2. Weisen Sie ggf. manuell einen Lieferanten zu
3. Setzen Sie den Status auf "offen" oder "bezahlt"
E-Rechnung in den Einstellungen
Unter Einstellungen → E-Rechnung können Sie Ihre Absenderdaten für E-Rechnungen konfigurieren:
- Firmenname (wird in der E-Rechnung als Absender angezeigt)
- Endpoint-Schema (Standard-Schema für neue Kunden)
- Endpoint-ID (Ihre eigene elektronische Adresse)
- Zahlungsbedingungen (z.B. "14 Tage netto")
Fehlerbehebung E-Rechnung
| Problem |
Lösung |
| "Kein Absender konfiguriert" |
Einstellungen → E-Rechnung → Firmendaten ausfüllen |
| "Kunde hat keine Endpoint-ID" |
Kundenverwaltung → Kunde bearbeiten → E-Rechnung-Daten eingeben |
| "XML-Datei ungültig" |
Prüfen Sie das Format (muss XRechnung UBL 2.1 sein) |
| "Import fehlgeschlagen" |
Datei muss gültige XML-Struktur haben; prüfen Sie die Datei in einem Texteditor |
12. PDF-Generierung und Drucken
PDF erstellen
- Rechnung öffnen
- "PDF erstellen" oder "Drucken" klicken
- PDF wird im Browser angezeigt
- Drucken oder speichern
PDF-Layout
Das PDF enthält:
- Firmenlogo und -daten (oben links)
- Kundendaten (Empfänger)
- Rechnungsnummer und Datum
- Tabellarische Auflistung aller Positionen
- Summen (netto, MwSt., brutto)
- Zahlungshinweise
- Bankverbindung
- Ggf. Reverse-Charge-Hinweis
Lieferschein-PDF
- Rechnung öffnen
- "Lieferschein" klicken
- Enthält keine Preise, nur Mengen und Artikel
13. E-Mail-Versand
Rechnung per E-Mail senden
- Rechnung öffnen
- "Per E-Mail senden" klicken
- E-Mail-Adresse prüfen (Standard: Kunden-E-Mail)
- Optional: Nachricht anpassen
- "Senden"
E-Mail-Inhalt
Die E-Mail enthält:
- Betreff: Rechnungsnummer
- Nachrichtentext
- PDF-Anhang der Rechnung
Voraussetzung
SMTP-Einstellungen müssen konfiguriert sein (Admin → Einstellungen → E-Mail).
14. Buchhaltung / Doppelte Buchführung
Zugriff
Nur Admins: Navigation → Buchhaltung
Grundprinzip
Das System führt doppelte Buchführung durch:
- Jede Buchung hat ein Soll-Konto (Debit) und ein Haben-Konto (Credit)
- Soll und Haben müssen immer übereinstimmen
- Buchungen werden automatisch bei Rechnungsereignissen angelegt
Automatische Buchungen
Ausgangsrechnungen (an Kunden):
| Ereignis |
Soll (Debit) |
Haben (Credit) |
| Rechnung "offen" |
SKR-Konto (z.B. 4000) |
Debitor (1200) |
| Umsatzsteuer |
Debitor (1200) |
USt-Konto (4900) |
| Zahlungseingang |
Bank (1000) |
Debitor (1200) |
| Gutschrift |
Debitor (1200) |
SKR-Konto (negativ) |
| USt-Storno |
USt-Konto (4900) |
Debitor (1200) |
Eingangsrechnungen (von Lieferanten):
| Ereignis |
Soll (Debit) |
Haben (Credit) |
| Eingangsrechnung "offen" |
Aufwand (z.B. 3400) |
Kreditor (3300) |
| Vorsteuer |
VSt (1300) |
Kreditor (3300) |
| Zahlungsausgang |
Kreditor (3300) |
Bank (1000) |
| Eingangs-Gutschrift |
Kreditor (3300) |
Aufwand (negativ) |
| VSt-Storno |
Kreditor (3300) |
VSt (1300) |
Manuelles Journal
Navigation: Buchhaltung → Journal
- Alle Buchungen chronologisch auflisten
- Filter: Konto, Datum, Suche
- Jede Buchung zeigt: Soll-Konto, Haben-Konto, Betrag, Beschreibung, Beleg
Manuelle Buchung erstellen
- Buchhaltung → "+ Manuelle Buchung"
- Ausfüllen:
- Buchungsdatum
- Soll-Konto (Debit) — z.B. 4000 für Erlöse
- Haben-Konto (Credit) — z.B. 1200 für Debitor
- Betrag (positiv!)
- Beschreibung
- "Buchung anlegen"
Buchung löschen
- Buchhaltung → Journal
- Neben der gewünschten Buchung auf ✕ klicken
- Bestätigen
Achtung: Automatische Buchungen (aus Rechnungen) sollten über den Rechnungsstatus gelöscht werden (Rechnung stornieren), nicht direkt im Journal!
15. SKR-Kontenrahmen
Verfügbare Kontenrahmen
| Version |
Beschreibung |
| SKR03 |
Klassischer Kontenrahmen für kleine Unternehmen |
| SKR04 |
Neuer Kontenrahmen (seit 2010) — empfohlen |
Auswahl in der Config
In config/config.php:
define('SKR_VERSION', 'SKR04'); // oder 'SKR03'
SKR-Konten pro Artikel
Jeder Artikel kann einem SKR-Konto zugeordnet werden:
1. Artikel bearbeiten
2. SKR-Konto aus Dropdown auswählen (z.B. 4000 für Umsatzerlöse)
3. Speichern
SKR-Konten pro Rechnungsposition
- Werden automatisch aus dem Artikel übernommen
- Können pro Rechnungsposition individuell geändert werden
- Bestimmen die automatische Buchung
Kontenübersicht
Navigation: Buchhaltung → Kontenübersicht
Zeigt alle SKR-Konten mit:
- Soll-Summe
- Haben-Summe
- Saldo (Differenz)
Bilanz / Saldenvorstechung
Navigation: Buchhaltung → Bilanz
- Prüft ob Soll-Summe = Haben-Summe
- Zeigt Aktiva, Passiva, Erlöse, Aufwand
- Farbige Markierung bei Differenzen
16. Berichte
Offene Posten
Navigation: Berichte → Offene Posten
- Alle Rechnungen mit Status "offen" oder "überfällig"
- Sortiert nach Fälligkeitsdatum
- Summe aller offenen Beträge
Umsatzbericht
Navigation: Berichte → Umsatz
- Umsatz nach Monat/Jahr
- Aufschlüsselung nach Dokumenttyp
- MwSt.-Übersicht
Kundenbericht
- Umsatz pro Kunde
- Offene Beträge pro Kunde
17. DATEV-Export
Export durchführen
- Berichte → DATEV-Export
- Zeitraum wählen (von/bis)
- "Export starten"
- CSV-Datei wird heruntergeladen
Export-Inhalt
Die CSV-Datei enthält pro bezahlte Rechnung:
Ausgangsrechnungen (an Kunden):
- Erlös-Buchung: SKR-Konto (Soll) an Debitor (Haben)
- USt-Buchung: USt-Konto (Soll) an Debitor (Haben)
- Zahlungsbuchung: Debitor (Soll) an Bank (Haben)
Eingangsrechnungen (von Lieferanten):
- Aufwand-Buchung: SKR-Konto (Soll) an Kreditor (Haben)
- VSt-Buchung: VSt-Konto (Soll) an Kreditor (Haben)
- Zahlungsausgang: Kreditor (Soll) an Bank (Haben)
Import in DATEV
- DATEV-Labor oder DATEV-Büro öffnen
- Buchungen → Import → CSV-Import
- Datei auswählen und importieren
18. Kundenportal
Zugang
URL: https://ihredomain.de/bhs/portal
Funktionen für Kunden
- Anmelden mit E-Mail und Passwort
- Rechnungen anzeigen — alle eigenen Rechnungen
- PDF herunterladen — Rechnungen als PDF
- Konto aktualisieren — eigene Daten ändern
Zugang für Kunden
- Beim Setup werden Beispiel-Kunden angelegt
- Kunde:
weber@techsolutions.de / admin123
- Passwort kann im Admin geändert werden
19. Benutzerverwaltung
Zugriff
Nur Admins: Navigation → Benutzer
Rollen
| Rolle |
Berechtigungen |
| Administrator |
Voller Zugriff auf alles |
| Buchhalter |
Rechnungen, Kunden, Artikel, Berichte |
| Rechnungsstellung |
Nur Rechnungserstellung |
| Betrachter |
Nur Lesezugriff |
Neuen Benutzer anlegen
- "+ Neuer Benutzer"
- Benutzername, E-Mail, Passwort
- Rolle auswählen
- "Speichern"
Benutzer bearbeiten
- Benutzer auswählen
- Angaben oder Rolle ändern
- "Speichern"
Passwort zurücksetzen
- Benutzer öffnen
- Neues Passwort eingeben
- "Speichern"
20. Einstellungen
Zugriff
Nur Admins: Navigation → Einstellungen
Firmendaten
- Firmenname, Adresse
- Steuernummer, USt-IdNr.
- Bankverbindung (IBAN, BIC)
- Telefon, E-Mail
- Logo hochladen
Rechnungseinstellungen
- Standard-MwSt.-Satz: 19% oder 7%
- Rechnungspräfix: Standard "RE-"
- Zahlungsbedingungen: Standard-Text auf Rechnungen
- Rechnungstext: Standardhinweis auf Rechnungen
E-Mail-Einstellungen (SMTP)
| Feld |
Beschreibung |
| SMTP-Host |
z.B. smtp.intrasaar.de |
| SMTP-Port |
587 (TLS) oder 465 (SSL) |
| SMTP-Benutzername |
E-Mail-Adresse |
| SMTP-Passwort |
E-Mail-Passwort |
| Von-E-Mail |
Absender-Adresse |
| Von-Name |
Absender-Name |
Lizenz
- Status: Aktiviert / Probezeit / Nicht lizenziert
- Schlüssel: Lizenzschlüssel eingeben
- Gültig bis: Ablaufdatum (bei befristeten Lizenzen)
21. Lizenzierung
Lizenzarten
| Typ |
Beschreibung |
| Standard |
Für eine bestimmte Domain, befristet oder unbegrenzt |
| Probezeit |
30 Tage nach Installation ohne Schlüssel |
Schlüssel generieren (Entwickler)
Mit tools.php (nicht im Verteilungs-ZIP enthalten):
tools.php lokal aufrufen
- Mit Passwort anmelden (
bms-gen-2024)
- Domain eingeben (z.B.
kundendomain.de)
- Typ wählen (standard/unlimited)
- Gültigkeit (Tage oder 0 = unbegrenzt)
- "Generieren" — Schlüssel wird angezeigt
Schlüssel beim Kunden aktivieren
- Admin → Einstellungen → Lizenz
- Schlüssel eingeben
- "Lizenz aktivieren"
Was passiert bei Ablauf?
- Während Probezeit: System funktioniert normal, Warnung wird angezeigt
- Nach Ablauf: System sperrt sich, nur Einstellungen sind noch zugänglich
- Bei Kopie auf anderer Domain: Automatische Sperrung
22. Häufige Fragen (FAQ)
Wie erstelle ich eine Gutschrift?
- Ursprungsrechnung öffnen
- "Gutschrift erstellen" klicken
- Gutschrift wird automatisch mit negativen Beträgen erstellt
- Als Entwurf speichern oder auf "offen" setzen
Wie buche ich eine Eingangsrechnung?
- Eingangsrechnungen → "+ Neue Eingangsrechnung"
- Lieferant auswählen, Positionen eingeben
- Auf "offen" setzen — Buchung erfolgt automatisch:
- Aufwand (Soll) an Kreditor (Haben)
- Vorsteuer (Soll) an Kreditor (Haben)
Wie ändere ich den Rechnungsstatus?
- Rechnung öffnen
- "Als bezahlt markieren" oder "Stornieren" klicken
- Zahlungsmethode wählen (bei Zahlungseingang)
Wie drucke ich eine Rechnung?
- Rechnung öffnen
- "PDF erstellen" klicken
- Im Browser drucken oder speichern
Wo sehe ich offene Rechnungen?
- Dashboard — Kachel "Offene Rechnungen"
- Berichte → Offene Posten — detaillierte Auflistung
Wie ändere ich mein Passwort?
- Benutzerverwaltung öffnen (nur Admins)
- Benutzer auswählen
- Neues Passwort eingeben
- "Speichern"
Kann ich gelöschte Rechnungen wiederherstellen?
Nein. Gelöschte Rechnungen sind unwiderruflich gelöscht. Erstellen Sie bei Bedarf eine Kopie.
23. Fehlerbehebung
"Interner Serverfehler"
- PHP-Version prüfen — mindestens 8.0
- Fehlerprotokoll prüfen —
data/error.log
- Berechtigungen prüfen —
data/ muss beschreibbar sein (chmod 755)
"Datei nicht gefunden" (404)
.htaccess prüfen — muss vorhanden sein
- mod_rewrite aktivieren — auf dem Webserver
- Basispfad prüfen — in
config/config.php
E-Mail wird nicht versendet
- SMTP-Einstellungen prüfen — Admin → Einstellungen → E-Mail
- Server-Logs prüfen — SMTP-Server-blockiert?
- Firewall — Port 587/465 muss offen sein
Rechnung kann nicht gelöscht werden
- Nur Entwürfe und offene Rechnungen können gelöscht werden
- Bezahle Rechnungen können nur storniert werden
Buchungssalden stimmen nicht überein
- Buchhaltung → Bilanz aufrufen
- Differenz prüfen
- Fehlende oder doppelte Buchungen im Journal suchen
- Bei Bedarf manuelle Korrekturbuchung erstellen
PDF wird nicht angezeigt
- PHP-GD-Erweiterung muss installiert sein
- Browser-PDF-Viewer aktiviert?
- Druckansicht im Browser verwenden (Strg+P)
Wichtige Dateien
| Datei |
Beschreibung |
config/config.php |
Systemkonfiguration |
data/users.json |
Benutzerdaten |
data/customers.json |
Kundendaten |
data/suppliers.json |
Lieferantendaten |
data/invoices.json |
Ausgangsrechnungen |
data/incoming-invoices.json |
Eingangsrechnungen |
data/items.json |
Artikeldaten |
data/journal.json |
Buchungsdaten |
data/skr03.json |
SKR03-Kontenrahmen |
data/skr04.json |
SKR04-Kontenrahmen |
data/license.json |
Lizenzdaten |
uploads/ |
Hochgeladene Dateien (Logos) |
Support
Bei technischen Problemen:
1. Dieses Handbuch konsultieren
2. Debug-Informationen aufrufen: https://ihredomain.de/bhs/debug
3. PHP-Fehlerprotokoll prüfen
Version: 1.1 | Stand: Juli 2026
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